Déclaration de confidentialité pour les contreparties

Déclaration de confidentialité pour les contreparties (y compris les fournisseurs, les contreparties potentielles et les candidats)

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1. Préambule

Le présent document constitue la Déclaration de confidentialité d’Union Bancaire Privée, UBP SA (ci-après «UBP», la «Banque» ou «nous») pour les contreparties, y compris les fournisseurs, les contreparties potentielles et les candidats.

UBP (y compris toute entité affiliée et succursale du Groupe UBP) respecte votre vie privée et s’engage à protéger vos données personnelles. La présente Déclaration de confidentialité vous informe sur les questions relatives à la manière dont nous traitons les données personnelles que vous nous transmettez, sur vos droits s'agissant du respect de votre vie privée et sur la façon dont la loi vous protège à cet égard.

UBP est un «responsable du traitement» («data controller»). En d'autres termes, sauf dans les cas où nous sommes dans l’obligation de traiter des données en vertu de la loi, c’est à nous qu’il incombe de décider de la manière dont nous conservons et utilisons vos données personnelles. Les informations que nous vous présentons dans cette Déclaration de confidentialité sont celles que nous sommes tenus de vous communiquer conformément à la législation sur la protection des données.

Principes relatifs à la protection des données

Nous respectons la législation sur la protection des données. Cela implique que les informations personnelles que nous détenons à votre sujet doivent être:

• traitées de manière licite, loyale et transparente;
• collectées uniquement pour des finalités licites que nous vous aurons clairement exposées, et toujours traitées d’une manière compatible avec ces finalités;
• pertinentes par rapport aux finalités dont nous vous aurons fait part et limitées à ces finalités uniquement;
• exactes et tenues à jour;
• conservées aussi longtemps que nécessaire au regard des finalités que nous vous aurons indiquées (et/ou aussi longtemps que l’exige la loi);
• conservées de manière sécurisée.

2. Informations générales et Délégué à la protection des données

But de la présente Déclaration de confidentialité

La présente Déclaration de confidentialité vise à vous informer sur la manière dont UBP recueille et traite vos données personnelles, y compris les données que vous pouvez nous transmettre avant de travailler avec nous en tant que contrepartie, ou pour nous en qualité d’employé.

Il est important que vous lisiez la présente Déclaration de confidentialité, de même que toute autre déclaration de confidentialité que nous pourrions vous transmettre à d’autres occasions impliquant la collecte ou le traitement de données personnelles vous concernant – en votre qualité de candidat, de contrepartie ou de particulier employé par une contrepartie –, afin de savoir précisément quelles sont les informations personnelles que nous collectons à votre sujet, ce que nous en faisons et avec qui nous sommes susceptibles de les partager.

La présente Déclaration de confidentialité complète les autres déclarations et n'est nullement destinée à prévaloir sur celles-ci.

Délégué à la protection des données (Data protection officer)

Nous avons désigné un Délégué à la protection des données chargé de superviser toute question relative à la présente Déclaration de confidentialité. Pour toute question liée à celle-ci, y compris si vous souhaitez faire valoir vos droits (comme cela vous sera expliqué ci-après), veuillez contacter le Délégué à la protection des données aux coordonnées ci-dessous.

Données de contact:

Raphaël Courtinat
Group Data Protection Officer
Union Bancaire Privée, UBP SA
Rue du Rhône 96-98 | P.O. Box 1320 | CH-1211 Geneva 1
T. + 41 58 819 22 07
gdpo@ubp.ch

Si vous êtes basé dans l'UE, vous préférez peut-être contacter notre représentant européen pour la protection des données en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous.

Données de contact:

Union Bancaire Privée (Europe) SA,
EU Data Protection Representative
287-289 route d'Arlon,
L-1150 Luxembourg
DataPrivacy_Lux@ubp.com

Vous avez en tout temps le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité locale compétente en matière de protection des données. Toutefois, nous vous saurions gré de nous laisser la possibilité de répondre à vos préoccupations avant que vous ne fassiez appel aux autorités. C'est pourquoi nous vous prions de bien vouloir nous contacter en premier lieu.

3. Quelles sont les données que nous recueillons à votre sujet ?

Les données personnelles, ou informations personnelles, sont toutes les informations concernant une personne grâce auxquelles celle-ci peut être identifiée. Les données pour lesquelles l’identité a été effacée (données anonymes) ne sont donc pas concernées.

Nous collectons et traitons des données personnelles concernant des candidats, des contreparties et des contreparties potentielles, comme des fournisseurs, leurs employés et organes (y compris leurs sous-traitants ainsi que toute personne en lien avec ces fournisseurs et sous-traitants), en vue de les engager et de gérer la relation, de signer des contrats de service avec eux et, le cas échéant, de faciliter la prestation de services, ou la fourniture de tous services annexes, dans le cadre des activités de notre entreprise.

Nous pouvons collecter, utiliser, conserver et transférer différentes catégories de données personnelles vous concernant, que nous avons regroupées comme suit:

• données d’identité (prénom, nom de jeune fille, nom de famille, nom d’utilisateur ou autre identifiant similaire, état civil, titre, date de naissance, sexe, photocopies de votre passeport, etc.);
• coordonnées (adresses professionnelles, adresse de facturation, adresse électronique, numéros de téléphone, etc.);
• données financières (informations relatives à vos comptes bancaires, statut financier, historique financier, etc.);
• données professionnelles (informations relatives à votre entreprise, telles que la raison sociale et la personne de contact, informations relatives à votre parcours professionnel et éducatif, etc.).

Nous ne recueillons aucune information appartenant à des catégories sensibles de données personnelles vous concernant (race, origine ethnique, croyances religieuses ou philosophiques, vie sexuelle, orientation sexuelle, opinions politiques, appartenance à des syndicats, informations relatives à votre santé, données génétiques et biométriques, etc.). Nous ne recueillons pas non plus d’informations relatives à d’éventuelles condamnations pénales ou infractions, à moins que cela ne soit nécessaire pour des raisons juridiques.

Si vous omettez de fournir des données personnelles

Si vous ne nous fournissez pas les données personnelles que nous devons recueillir pour satisfaire aux exigences légales et/ou réglementaires ou pour atteindre l’une des finalités visées lorsque nous examinons votre dossier ou subséquemment, nous ne serons peut-être pas en mesure de mener à terme la procédure concernée ou de conclure le contrat que nous essayons de conclure avec vous, ou encore d’utiliser les services et/ou produits que vous proposez.

4. Comment vos données personnelles sont-elles collectées ?

Au cours de la procédure d’engagement, nous pouvons collecter des données à votre sujet en recourant à différentes méthodes, notamment:

• Interactions directes: Vous pouvez nous transmettre vous-même vos données personnelles en remplissant des formulaires ou en communiquant avec nous par voie postale, par téléphone, par courrier électronique ou au travers de notre site internet, ou encore en nous remettant votre carte de visite, ou d’une autre manière; 
• Interactions indirectes: Nous pouvons obtenir vos données personnelles de différentes manières, de nos contreparties ou de contreparties potentielles, ou de leurs employés ou organes (y compris de leurs fournisseurs, de leurs sous-traitants ou de toute personne en lien avec ces fournisseurs ou sous-traitants);
• Vérification de vos antécédents.

5. Dans quel but utilisons-nous vos données personnelles ?

Nous utilisons les informations personnelles recueillies à votre sujet pour:

• optimiser ou permettre la fourniture des services (potentiellement externalisés) que vous proposez, y compris en ayant recours à un logiciel tiers pour faciliter ces services ainsi que des prestations annexes telles que la facturation de ces services; il peut en effet être bénéfique pour nos activités et notre relation de manière plus générale d’utiliser un logiciel tiers pour optimiser les services que vous fournissez ou les prestations annexes, telles que la facturation de ces services.
• conserver les informations vous concernant afin de gérer notre relation (future) de manière encore plus efficace.
• évaluer si votre profil en tant que contrepartie ou en tant qu’employé est adéquat par rapport à nos activités;
• vérifier les antécédents et effectuer des «due diligence» en vue de nous conformer à nos politiques, ainsi qu’à nos obligations légales;
• déterminer si notre nouvelle relation potentielle pourrait présenter d’éventuels risques;
• communiquer avec vous au sujet de la procédure d’engagement et gérer celle-ci;
• conserver un historique de notre procédure d’engagement;
• administrer, faciliter et gérer les relations que nous entretenons avec vous en votre qualité de contrepartie ou d’employé.

Il est de notre intérêt légitime de déterminer si votre profil en tant qu’employé, que candidat ou que contrepartie est adéquat. Il est en effet bénéfique pour notre entreprise que nous nous assurions que les employés avec lesquels nous travaillons et que les tiers avec lesquels nous sommes en relation d’affaires sont en adéquation avec les services que nous offrons et ne présentent pas de risques potentiels pour notre entreprise.

En outre, dans certains cas (tels qu’énumérés ci-dessus), nous devrons traiter vos données personnelles pour pouvoir conclure de nouveaux contrats avec vous, ou exécuter ou faciliter les contrats déjà conclus.

Nous conservons les données sur la base de nos intérêts légitimes ou dans le cas où nous y sommes légalement tenus.

6. Changement de finalité

Nous n’utiliserons vos données personnelles qu’aux fins pour lesquelles nous les avons recueillies, à moins que nous considérions raisonnablement que nous avons besoin de les utiliser pour une autre raison et que celle-ci soit compatible avec la finalité initialement prévue. Si vous souhaitez savoir comment la nouvelle finalité du traitement peut être compatible avec la finalité initiale, veuillez nous contacter (cf. coordonnées à la section 2. des présentes). Si nous avons besoin d’utiliser vos données personnelles à des fins qui ne présentent aucun lien avec la finalité initiale, nous vous en informerons (par exemple en modifiant la présente Déclaration de confidentialité) et vous présenterons la base légale nous permettant d’agir ainsi.

7. Transmission de vos données personnelles à des tiers

Nous sommes susceptibles de devoir partager vos données personnelles avec les parties suivantes:

• autres entités du Groupe UBP (par exemple entités affiliées et succursales du Groupe UBP);
• autorités de surveillance et tiers qui nous assistent dans la vérification des antécédents;
• tiers qui fournissent des services tels que des logiciels ou tout autre service connexe ou tous appareils nous permettant, par exemple, de gérer ou d’optimiser le traitement de vos données et/ou les services et/ou produits que vous proposez, et/ou toute opération annexe liée à ceux-ci;
• tiers qui peuvent effectuer des «due diligence» sur vous;
• tiers auxquels nous pouvons décider de vendre ou de transférer une partie de nos activités ou de nos actifs, ou avec lesquels nous pouvons choisir de fusionner une partie de nos activités ou actifs. De la même façon, nous pouvons chercher à acquérir d’autres sociétés ou à fusionner avec elles. En cas de changement de propriétaires, les nouveaux propriétaires pourront utiliser vos données personnelles aux termes de la présente Déclaration de confidentialité.

Nous exigeons de tous les tiers qu’ils veillent à la sécurité de vos données personnelles et les traitent conformément à la loi. Nous n'autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos données personnelles à leurs propres fins, mais les autorisons uniquement à traiter ces données à des fins déterminées et selon nos instructions.

8. Transferts internationaux de données

Nous pouvons partager vos données personnelles au sein du Groupe UBP ou avec des prestataires de services tiers, y compris des tiers qui fournissent des services de «cloud».

Certains de nos prestataires tiers ou des membres du Groupe UBP sont basés en dehors de l’Espace économique européen (EEE) et/ou en dehors de Suisse (par exemple aux Etats-Unis, à Singapour, à Dubaï, en Inde et en Chine). Par conséquent, le traitement de vos données personnelles par leurs soins impliquera un transfert de données en dehors de l’EEE et/ou de Suisse, ou la possibilité d’avoir accès auxdites données depuis les pays mentionnés plus haut, et il peut notamment s’agir de pays qui n’offrent par le même niveau de protection des données que ceux offerts au sein de l’EEE ou en Suisse.

Lorsque nous transférons vos données personnelles en dehors de l’EEE et/ou de la Suisse, ou à des tiers qui pourraient le faire, nous nous assurons qu’elles bénéficient d’un niveau de protection similaire en veillant à ce qu’au moins l’une des mesures de précaution suivantes soit appliquée:

• nous transférons vos données personnelles uniquement vers les pays qui, selon la Commission européenne et/ou la Suisse, garantissent un niveau de protection des données personnelles adéquat, ou nous permettons l’accès à vos données personnelles uniquement depuis de tels pays;
• sinon, nous conclurons, si besoin, des contrats spécifiques qui ont été approuvés par l’autorité compétente en matière de protection des données et qui garantissent la même protection des données personnelles que celle offerte dans l’EEE et/ou en Suisse

9. Sécurité des données

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées afin de protéger vos données personnelles et d’éviter qu’elles ne soient accidentellement perdues, utilisées de manière non autorisée, accessibles sans autorisation, altérées ou divulguées. Les données personnelles peuvent être traitées dans le cadre des contrôles de sécurité que nous effectuons, par exemple lors de contrôles automatisés visant à identifier les courriers électroniques dangereux, ce qui implique de détecter les risques en matière de sécurité, d’enquêter sur ces risques et de les écarter. Dans toute la mesure du possible, nous limitons l'accès à vos données personnelles aux employés, aux auxiliaires, aux mandataires et aux autres tiers qui ont besoin de les connaître pour des raisons professionnelles. Ces personnes traiteront vos données personnelles selon nos instructions uniquement et sont soumises à un devoir de confidentialité.

Nous avons mis en place des procédures afin de traiter toute atteinte présumée aux données personnelles; si nous y sommes légalement tenus, nous vous signalerons toute atteinte et avertirons également les autorités de surveillance compétentes.

10. Conservation des données

Combien de temps utiliserons-nous vos données ?

Nous ne conservons vos données personnelles que le temps nécessaire pour satisfaire aux fins pour lesquelles nous les avons recueillies, y compris pour répondre aux exigences légales ainsi qu’à nos obligations de déclaration (reporting).

Afin de déterminer le délai de conservation approprié de vos données personnelles, nous prenons en compte la quantité, la nature et le caractère sensible des données personnelles, le risque de dommage potentiel qui résulterait d’une utilisation ou d’une divulgation non autorisée de ces données, les finalités pour lesquelles nous les traitons et l’éventuelle possibilité d'atteindre ces finalités par d’autres moyens, ou encore les exigences légales applicables.

Les données personnelles peuvent être conservées plus longtemps lorsqu’une durée de conservation plus longue est requise par la loi ou afin d’établir, d'exercer ou de défendre nos droits.

Des renseignements sur les délais de conservation de vos différentes données personnelles sont disponibles sur demande.

11. Vos droits

Les droits que vous pouvez faire valoir s’agissant de vos informations personnelles

Sous certaines conditions, la loi vous confère le droit:

• d’exiger l'accès à vos informations personnelles (requête communément appelée «Demande d'accès de la personne concernée»). Une telle démarche vous permet d’obtenir une copie des informations personnelles que nous détenons à votre sujet et de vérifier que nous les traitons de manière licite;
• d’exiger la rectification des informations personnelles que nous détenons sur vous. Cela vous permet de faire corriger toute information incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet;
• d’exiger l'effacement de vos informations personnelles. Une telle démarche vous permet de nous demander de supprimer des informations personnelles lorsque nous n'avons plus de raison légitime de les traiter. Vous êtes également en droit de nous demander de supprimer vos informations personnelles lorsque vous avez fait valoir votre droit de vous opposer au traitement (cf. ci-dessous); Veuillez noter, toutefois, qu’il se peut que nous ne soyons pas toujours en mesure de satisfaire à votre demande de suppression pour des motifs juridiques spécifiques dont nous vous informerons, le cas échéant, au moment de votre demande.
• de vous opposer au traitement de vos informations personnelles lorsque nous nous fondons sur nos intérêts légitimes (ou sur les intérêts légitimes d’un tiers) et que, pour une raison tenant à votre situation particulière, vous souhaitez vous opposer audit traitement. Vous avez en outre le droit de vous opposer au traitement lorsque nous traitons vos informations personnelles à des fins de marketing direct;
• d’exiger la limitation du traitement de vos informations personnelles. Cette démarche vous permet de faire suspendre le traitement des informations personnelles vous concernant, par exemple si vous souhaitez que nous vérifions leur exactitude ou établissions le motif de leur traitement;
• d’exiger le transfert de vos informations personnelles à un tiers.

Si vous souhaitez exercer tout droit mentionné ci-dessus, veuillez nous contacter (cf. coordonnées à la section 2. des présentes).

Votre obligation de signaler tout changement

Il est également essentiel que les informations personnelles que nous détenons à votre sujet soient exactes et actuelles. Par conséquent, nous vous prions de bien vouloir nous avertir si vos informations personnelles devaient changer au cours de vos rapports avec UBP ou ultérieurement, dans la mesure où nous pourrions avoir besoin de vous contacter après la fin de notre relation.

12. Droit de révoquer votre consentement

Dans les cas limités où vous auriez consenti à la collecte, au traitement ou au transfert de vos informations personnelles à une fin spécifique, vous avez le droit de révoquer votre consentement à ce sujet à tout moment. Pour ce faire, veuillez nous contacter (cf. coordonnées à la section 2. des présentes). Une fois informés du fait que vous avez révoqué votre consentement, nous cesserons de traiter vos informations à la fin ou aux fins que vous aviez initialement approuvée(s), à moins qu’un autre fondement juridique légitime nous permette de poursuivre le traitement.

13. Modifications apportées à la présente Déclaration de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Déclaration de confidentialité à tout moment. Toute modification de notre part fera l’objet de la mise en ligne d’une nouvelle Déclaration de confidentialité sur le site Internet d’UBP (www.ubp.com). Il est en outre possible que nous vous informions d’une autre manière, en tant que de besoin, du traitement de vos informations personnelles.

14. Liens de tiers

Notre site Internet peut contenir des liens renvoyant à des sites Internet, des plug-ins et des applications de tiers. En cliquant sur ces liens ou en autorisant ces connexions, vous permettrez peut-être à ces tiers de recueillir ou partager des données à votre sujet. Nous ne contrôlons pas de tels sites Internet de tiers et nous ne sommes pas responsables de leurs déclarations de confidentialité. Lorsque vous quittez notre site Internet, nous vous invitons à lire la déclaration de confidentialité de tout autre site Internet que vous consultez.